Yapay zekâ ile hazırlanmış temsili editoryal görsel.
Belgelerinizi bir bulut hizmetine yerleştirmeden önce küçük ama gerçekçi bir koleksiyonu dışarı taşıyıp taşıyamadığınızı test edin. Yükleme hızı sisteme ne kadar çabuk girdiğinizi gösterir. Çıkış testi ise bağımlı olduğunuz dosyaların, içeriklerinin ve çalışma ilişkilerinin sizinle birlikte taşınıp taşınamayacağını gösterir.
Gerçek işi temsil eden örnek hazırlayın
Test klasörüne sıradan PDF, büyük fotoğraf, alt klasör, hizmetin tarayıcı editöründe hazırlanmış belge ve başka birinin paylaştığı dosya ekleyin. Boşluk ve Türkçe karakter içeren dosya adı kullanın. Yorumlar veya sürüm geçmişi işiniz için önemliyse bunları içeren belgeyi de seçin. Gerçek ekip çalışmasını etkilememek için gözden çıkarılabilir test malzemesi kullanın.
Neyi geri almayı beklediğinizi yazın. “Bütün dosyalar indirildi” yeterince açık değildir: okunabilir içerik, klasör yolu, fotoğrafın özgün üstverisi, yorumlar, sürümler ve sahiplik bilgilerini ayrı değerlendirin. Bazı öğeler yeni hizmette yeniden çalışan özellikler yerine yalnız kayıt olarak korunabilir.
Dışa aktarın ve sonucu gerçekten açın
Hizmetin belgelenmiş dışa aktarma veya indirme yolunu kullanın. Sonucu test edilen hizmetin dışında saklayın, bütün arşivleri açın ve elinizdeki uygulamalarla birkaç dosyayı inceleyin. Bir kısayol veya hizmete özgü işaretçi, belgenin taşınabilir kopyasıyla aynı şey değildir.
Örneğin Google'ın veri dışa aktarma belgesi, farklı biçimleri, birden çok arşive bölünmeyi ve arşiv hazırlanırken yapılan bazı değişikliklerin dahil olmayabileceğini açıklar. Dışa aktarma ile silmenin farklı işlemler olduğunu da belirtir. Bunlar sonucu kontrol etmek için gerekçedir; her sağlayıcının aynı davrandığını göstermez.
Dosya sayısı kadar içeriği kontrol edin
Klasör ağacını başlangıç listenizle karşılaştırın. Elektronik tabloda formüllere, tarihlere ve birkaç hesaplama sonucuna bakın. Metin belgesinde sayfa sonlarını, tabloları ve yorumları inceleyin. Fotoğrafta gömülü çekim bilgisini dosya sisteminin indirme zamanından ayrı değerlendirin. Küçük önizlemeye güvenmek yerine kaybolan veya dönüştürülen öğeleri kaydedin.
Basit değerlendirme üç sonuç içerebilir: korundu, kabul edilebilir biçimde dönüştü, eksik. Temel içeriğe görsel ayrıntılardan daha fazla ağırlık verin. Kritik tablonun görüntüye dönüşmesi veya paylaşılan belgenin hesabınızdan çıkarılamaması, yazı tipinin değişmesinden farklı bir sorundur.
Sahiplik ve erişim için ayrı plan kurun
Paylaşılan klasörde görebildiğiniz fakat sahibi olmadığınız dosyalar bulunabilir. Her bölümü hangi hesabın dışa aktarabildiğini ve hedef hizmette gerekli izinlerin yeniden kurulup kurulamadığını kontrol edin. Açık bağlantıların, davetlerin ve erişim kurallarının dosyayla birlikte taşınacağını varsaymayın. Gerçek ekip depolamasını değiştirmeden önce yeni bağlantıları ve bilgilendirme planını hazırlayın.
Kurtarmayı da ayrıca test edin. Güncel klasörü indirmek geçen ayın sürümünü veya yanlışlıkla silinen dosyayı kurtarabildiğinizi kanıtlamaz. Hizmetin güncel saklama süresi ve plan koşullarını ihtiyacınız olan kurtarma aralığıyla karşılaştırın.
Gerçek geçiş maliyetini ölçün
Örnek koleksiyonun dışa aktarma, indirme, inceleme ve içe aktarma süresini kaydedin. Elle yapılan dönüşüm ve izin işlerini not edin. Küçük test büyük taşımanın süresini kesin vermez; ancak dosya sayısıyla artan adımları ve insan müdahalesi gerektiren işleri gösterir.
Tarihli bir kontrol listesi tutun ve iş akışınız belirgin değiştiğinde testi tekrarlayın. Günlük özellikleri işinize yarayan bir hizmet seçin; erişim, fiyat veya ihtiyaçlar değişirse önemli malzemeyi geri alabileceğiniz yolu da belgelemiş olun.
